Kebijakan Pemberian Hadiah Jamuan dan Donasi (GHD)

• Apakah hadiah kecil bisa berujung pada pelanggaran besar?

• Sudahkah GHD Anda tercatat dan disetujui sesuai kebijakan?

• Mau tahu batas wajar pemberian sebelum dianggap suap?

• Apa yang terjadi jika donasi tidak diawasi dengan ketat?

• Ingin pastikan bisnis Anda bebas dari risiko gratifikasi tersembunyi?

Pendahuluan

Kebijakan Pemberian Hadiah, Jamuan & Donasi (GHD) yang Bebas dari Suap Pedoman ini bertujuan menjaga integritas organisasi dengan memastikan setiap bentuk GHD—dari merchandise kecil hingga donasi—dilaksanakan secara wajar, transparan, dan tanpa memengaruhi keputusan bisnis yang objektif. 

Ruang Lingkup

Instruksi ini berlaku untuk seluruh pihak internal maupun eksternal: karyawan, kontraktor, agen, vendor, mitra bisnis, dan anggota keluarga mereka. Termasuk juga situasi yang berhubungan dengan pejabat publik, meskipun ada aturan lokal yang lebih ketat. 

Prinsip Dasar 

• Semua pemberian harus proporsional dengan konteks bisnis 

• Transaksi harus terbuka dan tercatat, bukan dalam bentuk uang tunai atau voucher yang bisa diuangkan 

• Tujuan dan timing pemberian tidak boleh menimbulkan kesan timbal balik 

Nilai dan Frekuensi yang Dianjurkan

• Nilai rendah (misalnya setara USD 50 atau di bawah nilai pajak lokal): boleh diterima tanpa approval 

• Nilai sedang hingga tinggi: wajib mendapat persetujuan formal 

• Pemberian dari satu pihak maksimal sekali atau dua kali dalam enam bulan, tergantung konteks bisnis 

Jenis GHD yang Dibolehkan vs Tidak

Boleh dengan syarat wajar dan tercatat: merchandise sederhana, tiket seminar, jamuan bisnis non-ekstravaganza Dilarang sepenuhnya: uang tunai, voucher tunai, barang mewah, jamuan saat proses tender, atau yang terkait langsung dengan negosiasi kontrak 

Prosedur Persetujuan

1. Isi pengajuan paling lambat 5 hari kerja sebelum penerimaan atau pemberian GHD bernilai menengah/tinggi 
2. Persetujuan dari manajer atau pejabat berwenang harus dicatat di email atau sistem digital 
3. Keputusan disimpan dalam audit trail untuk future review 

Situasi yang Menandakan Risiko (Red Flags) 

• Penerimaan hadiah ulang dari donor yang sama 

• Waktu pemberian berdekatan dengan proses tender atau evaluasi vendor 

• Hadiah tinggi tanpa proses approval formal 

Pencatatan dan Pengawasan

Semua GHD dicatat dalam Register GHD yang memuat: nama pemberi/penerima, nilai (estimasi), tanggal, tujuan, dan status persetujuan. Audit internal rutin akan memeriksa entri ini, termasuk yang ditolak. Implementasi sistem digital (misalnya compliance software) sangat disarankan untuk efektivitas pelacakan. 

Donasi yang Etis dan Terkontrol

• Donasi hanya diperbolehkan kepada lembaga publik/CSR yang telah melalui proses verifikasi mengenai legalitas dan tujuan 

• Donasi tunai hanya mendukung lembaga resmi, dengan dokumentasi lengkap dan tidak terkait individu 

Program Sosialisasi dan Pelatihan 

• Kebijakan disosialisasikan melalui intranet, email resmi, dan e-learning dengan studi kasus 

• Sesi pelatihan kelompok penting dilakukan khusus bagi staf procurement, sales, dan legal 

• Evaluasi efektivitas dijalankan setiap tahun untuk menjaga relevansi 

Sintesis dengan Sistem Anti-Suap 

• GHD merupakan bagian integral dari kebijakan anti-bribery dan sistem ABMS (Compliance Governance) 

• Top management wajib menunjukkan tone from the top secara aktif 

• KPI compliance mencakup pelanggaran GHD, frekuensi pemberian, dan nilai rata-rata gift/transaksi