Pengendalian Dokumen dan Rekaman untuk Kepatuhan Anti Penyuapan

Aug 6, 2025 by Admin JMU

Dokumen yang tidak tercatat dengan baik bisa menjadi celah untuk pelanggaran.
Saat audit tiba, dokumentasi adalah bukti pertama yang akan dicari.
Mengelola akses dan versi dokumen penting untuk mencegah manipulasi.
Tanpa sistem yang jelas, informasi sensitif bisa jatuh ke tangan yang salah.
Teknologi memungkinkan pelacakan dokumen secara real time dan efisien.

Pentingnya Dokumentasi

Dokumen yang tersusun dengan baik memungkinkan organisasi membuktikan bahwa kebijakan dipatuhi, membantu audit investigasi, serta mengidentifikasi transaksi yang mencurigakan.

Kebijakan & Prosedur Dasar

Tentukan jenis dokumen yang wajib dicatat, lamanya masa penyimpanan, serta siapa yang boleh mengakses dan mengubah catatan tersebut.

Pengendalian Versi & Akses Dokumen

Gunakan sistem kontrol versi agar perubahan tercatat. Batasi akses agar hanya pihak berwenang yang dapat mengedit atau melihat dokumen sensitif.

Rekam Jejak Transaksi & Due Diligence

Setiap transaksi, negosiasi, dan proses pemeriksaan mitra bisnis harus dicatat secara lengkap untuk mendukung transparansi dan audit internal.

Audit Internal & Peninjauan Berkala

Lakukan pemeriksaan rutin terhadap dokumen dan rekaman untuk memastikan semua sesuai dengan prosedur anti-penyuapan dan standar internal.

Kebijakan Penyimpanan & Retensi

Tetapkan durasi penyimpanan dokumen sesuai peraturan. Gunakan sistem arsip yang memungkinkan audit trail tetap tersedia meski dokumen sudah diarsipkan.