Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang atau Jasa

Aug 8, 2025 by Admin JMU

Banyak pengadaan gagal bukan karena proses tender, tapi karena perencanaannya yang lemah.
Tanpa justifikasi yang jelas, kebutuhan bisa berubah menjadi pemborosan.
Spesifikasi teknis yang kabur membuka celah untuk temuan audit dan penyimpangan.
Penyusunan HPS yang asal-asalan berisiko menyebabkan gagal kontrak.
Perencanaan yang baik mempercepat proses dan memperkuat akuntabilitas.

Pendahuluan

Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aktivitas strategis dalam manajemen operasional organisasi, baik sektor publik maupun swasta. Keberhasilan suatu pengadaan tidak hanya ditentukan oleh proses pelelangan atau pemilihan penyedia, tetapi dimulai jauh lebih awal: dari perencanaan kebutuhan dan penyusunan anggaran yang tepat. Sayangnya, banyak organisasi yang masih melakukan pengadaan secara reaktif, tanpa pemetaan kebutuhan yang matang dan estimasi anggaran yang akurat. Hal ini sering berujung pada pemborosan anggaran, pengadaan yang tidak sesuai sasaran, hingga risiko temuan audit. Tulisan ini membahas bagaimana menyusun kebutuhan dan anggaran pengadaan secara sistematis dan profesional, sebagai landasan penting untuk menciptakan pengadaan yang efisien, efektif, dan akuntabel.

1. Identifikasi Kebutuhan: Menjawab Apa yang Benar-Benar Diperlukan

Langkah pertama dalam proses pengadaan adalah mengidentifikasi kebutuhan nyata dari unit kerja. Proses ini harus berbasis pada:

Rencana Kerja Tahunan (RKT) atau RKAP/RKA
Evaluasi kebutuhan tahun sebelumnya
Masukan langsung dari pengguna akhir
Kondisi aset saat ini (misal melalui analisis umur pakai atau kapasitas)

Identifikasi kebutuhan juga harus memisahkan antara kebutuhan prioritas dan kebutuhan tambahan agar penganggaran dapat dilakukan secara proporsional sesuai kapasitas organisasi.

2. Penyusunan Spesifikasi Teknis: Menentukan Standar Kualitas

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun spesifikasi teknis atau kriteria kinerja barang/jasa yang dibutuhkan.

Prinsip utama dalam menyusun spesifikasi adalah:

Tidak mengarah pada merek tertentu
Memuat kriteria teknis yang objektif dan terukur
Dapat dipahami oleh calon penyedia dan tim pengadaan

Contoh format spesifikasi meliputi:

Jenis barang
Ukuran/dimensi
Kapasitas
Standar mutu
Fungsi utama
Garansi/purna jual

Dokumen spesifikasi ini akan menjadi acuan dalam penyusunan dokumen pengadaan dan evaluasi penawaran.

3. Justifikasi Kebutuhan: Alasan Logis dan Bukti Pendukung

Justifikasi kebutuhan adalah narasi atau dokumen yang menjelaskan:

Alasan mengapa barang/jasa dibutuhkan
Dampak apabila tidak diadakan
Hubungannya dengan program kerja/target organisasi
Justifikasi yang baik dilengkapi dengan data pendukung seperti laporan hasil evaluasi, kebutuhan pengguna, atau hasil audit internal.

4. Penyusunan Anggaran: Membuat Estimasi yang Realistis

Salah satu aspek krusial adalah estimasi anggaran atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Penyusunan HPS harus didasarkan pada:

Harga pasar terkini (dapat melalui survei atau e-katalog)
Harga historis pengadaan sebelumnya
Informasi harga dari asosiasi industri atau data pembanding yang sahih

Selain harga satuan, perhitungan anggaran juga memperhatikan:

Kuantitas barang/jasa
Biaya pengiriman atau instalasi (jika ada)
Pajak dan biaya tambahan lainnya

Dokumen anggaran ini kemudian dituangkan dalam bentuk Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang akan menjadi bagian dari dokumen pengadaan.

5. Implikasi Strategis: Efisiensi, Akuntabilitas, dan Ketepatan Sasaran

Menyusun kebutuhan dan anggaran pengadaan secara benar memberikan manfaat jangka panjang, antara lain:

Meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran
Meminimalisir potensi penyimpangan atau pemborosan
Mempercepat proses pengadaan karena informasi sudah lengkap
Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi

Hal ini juga berdampak positif pada keberhasilan program kerja organisasi secara keseluruhan.

Penutup

Pengadaan yang baik dimulai dari perencanaan yang baik. Dengan menyusun kebutuhan dan anggaran pengadaan secara sistematis, organisasi tidak hanya memenuhi prosedur administratif, tetapi membangun fondasi yang kuat untuk tata kelola pengadaan yang profesional. PT Jabbar Mitra Utama mendukung penguatan kompetensi pengadaan di sektor publik dan swasta melalui pelatihan, asistensi teknis, dan sistem manajemen mutu yang terintegrasi.