Merumuskan Organisasi Pengadaan Barang Jasa

Aug 7, 2025 by Admin JMU

Apakah struktur organisasi pengadaan Anda sudah mendukung efisiensi dan akuntabilitas?
Mengapa pemisahan peran dalam proses pengadaan menjadi syarat mutlak bagi good governance?
Model mana yang lebih cocok untuk perusahaan Anda—terpusat, desentralisasi, atau hybrid?
Tanpa organisasi pengadaan yang tertata, risiko fraud dan konflik kepentingan makin besar!
Bagaimana mengintegrasikan struktur pengadaan ke dalam sistem mutu berbasis ISO 9001?

Pendahuluan

Pengadaan barang dan jasa merupakan fungsi vital dalam keberlangsungan operasional perusahaan. Tidak hanya berperan dalam penyediaan kebutuhan material, fungsi pengadaan juga berkaitan erat dengan efisiensi biaya, kualitas layanan, dan kepatuhan terhadap regulasi. Dalam konteks manajemen mutu dan tata kelola perusahaan, merumuskan organisasi pengadaan yang efektif menjadi langkah strategis yang tidak bisa diabaikan. Struktur organisasi pengadaan bukan sekadar bagan formalitas, tetapi fondasi untuk memastikan akuntabilitas, efisiensi proses, dan integritas dalam setiap tahapan pengadaan.

Tantangan dalam Pengadaan Tanpa Struktur yang Jelas

Organisasi pengadaan yang tidak dirumuskan dengan baik rentan menghadapi berbagai kendala, antara lain:

Tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab
Minimnya kontrol terhadap proses evaluasi vendor
Tidak adanya pemisahan peran antara perencana, pelaksana, dan pengendali
Rawan konflik kepentingan dan celah penyimpangan (fraud)
Dalam praktiknya, banyak perusahaan yang memiliki SOP pengadaan, tetapi belum memiliki struktur organisasi pengadaan yang selaras dengan kebutuhan strategisnya.

Prinsip Dasar Perumusan Organisasi Pengadaan

Merumuskan organisasi pengadaan yang efektif harus mempertimbangkan:

1. Skala dan kompleksitas pengadaan

Organisasi dengan kebutuhan pengadaan tinggi membutuhkan struktur yang lebih formal dan spesifik.

2. Kesesuaian dengan struktur perusahaan secara keseluruhan

Harus ada keselarasan antara pengadaan dan fungsi pendukung lain seperti keuangan, produksi, dan kontrol mutu.

3. Pemisahan fungsi yang sehat

Prinsip segregation of duties harus diterapkan untuk memisahkan fungsi permintaan, pembelian, penerimaan, dan pembayaran.

4. Penerapan prinsip good governance

Organisasi harus mendukung prinsip transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas.

Tipe Struktur Organisasi Pengadaan

Beberapa model organisasi pengadaan yang umum diterapkan:

Terpusat (Centralized Procurement)

Semua proses pengadaan dikendalikan dari satu unit pusat. Cocok untuk organisasi dengan banyak unit kerja tetapi kebutuhan pengadaan homogen.

Desentralisasi (Decentralized Procurement)

Masing-masing unit kerja melakukan pengadaan sendiri. Cocok untuk organisasi besar dengan kebutuhan lokal yang berbeda-beda.

Hybrid

Kombinasi antara model terpusat dan desentralisasi. Proses strategis tetap dikendalikan pusat, sedangkan proses rutin bisa didelegasikan ke unit lokal.

Langkah-Langkah Merumuskan Organisasi Pengadaan

1. Identifikasi kebutuhan dan pola pengadaan

Termasuk jenis barang/jasa, frekuensi pembelian, nilai transaksi, dan vendor yang terlibat.

2. Susun struktur organisasi pengadaan

Tentukan posisi, peran, dan relasi antar fungsi. Gunakan pendekatan job analysis dan job evaluation.

3. Tentukan wewenang dan tanggung jawab (job description)

Wewenang untuk membuat keputusan, mengakses dokumen, dan melakukan evaluasi harus jelas dan terdokumentasi.

4. Kembangkan sistem pelaporan dan pengendalian internal

Audit internal, kontrol dokumen, dan pelacakan status pengadaan perlu didukung sistem yang andal.

5. Integrasikan dengan sistem manajemen mutu (QMS)

Setiap proses dalam organisasi pengadaan harus didokumentasikan dan dikaji secara berkala sesuai prinsip Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Manfaat Organisasi Pengadaan yang Tersusun Baik

Efisiensi dan kecepatan dalam proses pengadaan
Kepatuhan terhadap regulasi internal dan eksternal
Meminimalisir risiko fraud dan konflik kepentingan
Peningkatan kepuasan stakeholder internal
Mendukung pengambilan keputusan strategis yang berbasis data

Kesimpulan

Merumuskan organisasi pengadaan barang/jasa merupakan investasi strategis jangka panjang bagi perusahaan. Melalui struktur yang tepat, pembagian tanggung jawab yang jelas, dan sistem kerja yang terdokumentasi, pengadaan tidak hanya menjadi fungsi operasional semata, tetapi juga pilar penting dalam pencapaian keunggulan operasional dan tata kelola perusahaan yang baik. PT Jabbar Mitra Utama mendorong setiap organisasi untuk tidak hanya fokus pada hasil pengadaan, tetapi juga pada sistem yang menopang prosesnya—dimulai dari organisasi yang terstruktur, efisien, dan adaptif.